Monday , 22 April 2019

უახლესი ამბები
Home » მედიაკომუნიკაციები » თათბირების ჩატარების ხერხები და დროის მართვა საქმიან შეხვედრებში

თათბირების ჩატარების ხერხები და დროის მართვა საქმიან შეხვედრებში

by: Category: მედიაკომუნიკაციები Comments Off on თათბირების ჩატარების ხერხები და დროის მართვა საქმიან შეხვედრებში

tm 1თანამედროვე ქართული ორგანიზაციების თანამშრომელთა უმრავლესობა დღემდე ჩივის იმაზე, რომ გაუთავებელი თათბირები ძირითად საქმეს აცდენთ, რაც შემდეგ სამუშაოსათვის დამატებითი დროის დათმობას აიძულებთ (ეს კი, თავის მხრივ, აუნაზღაურებელი რჩება). სპეციალისტებს მოაქვთ მონაცემებისაქმიანი ადამიანების სხვადასხვა კატეგორიებში (დირექტორი, მენეჯერი და სხვ.) დროის ხარჯვის ხასიათის შესახებ. ამ მონაცემთა შეფარდებით დროის ხარჯვა თათბირის ჩატარებაზე იჭერს მეორე მესამე ადგილს (სხვადასხვა ურთიერთობებისა და დოკუმენტებზე მუშაობის შემდეგ) და ძირითადად მთელი სამუშაო დროის 10-15 % ართმევენ. სხვადასხვა ორგანიზაციებში გვხვდება მენეჯერთა განსაზღვრული ქვეჯგუფი (20-25 %-მდე მთელი მმართველი შემადგენლობის, ხშირად ესენი არიან მენეჯერები მაღალი და საშუალო რგოლებიდან), რომელნიც უბრალოდ „მიჯაჭვულნი“ არიან თათბირებს და თავისი სამუშაო დროის 50% მასზე ხარჯავენ.

როგორი პარადოქსულიც უნდა იყოს, ბევრი ამ მენეჯერთაგან „მიჯაჭვულია“ თათბირებს იმიტომ, რომ ისინი საკმაოდ კარგად (შედეგიანად) ატარებენ მას, თუმცა ისინი ერთხმად წუწუნებენ იმაზე, რომ მათ არ ყოფნით დრო სხვა ფუნქციების შესასრულებლად. აგრეთვე, „კარგი“ (შედეგიანი) ჩატარება თათბირის კიდევ არ ნიშნავს, რომ ის ტარდება ეფექტურად „ტექნიკურად“. თათბირის ჩატარების ეფექტურობის გასაზრდელად საჭიროა გათვითცნობიერება თათბირის სამი შესაძლებელი ტიპის. საფუძვლად ამგვარ ტიპოლოგიას უდევს მიზნები, რომლის მიღწევასაც სათითაოდ უნდა მიეძღვნას ყოველი თათბირი. ჩვენი სტატიაც “თათბირების” ჩატარების მეთოდებს ეხება:

სხვადასხვა მიზნების მისაღწევად, შეიძლება გამოვყოთ სამი ტიპის თათბირი მიმართული – „იდეალური“ და „სწორი“ არის ზუსტად ისეთი თათბირი რომლის ფარგლებში ჯდება მხოლოდ ერთადერთი მიზანი. ნებისმიერი გაერთიანება ან მიზნების შერევა ერთი თათბირის ჩარჩოებში მნიშვნელოვნად გაართულებს მის ჩატარებას.

პირველი ტიპის თათბირის მთავარი მიზანი არის კოლეგიალური გარჩევა და მმართველობის გადაწყვეტილების მიღება. როგორც წესი, საქმე ეხება არჩევას, ერთადერთი ოპტიმალური გადაწყვეტილების მიღებას ბევრი, თითქმის ერთნაირი ვარიანტების განხილვისას. თათბირი საჭიროა იმიტომ, რომ უკვე ნაცნობი ალტერნატივიდან აირჩეს საუკეთესო. თუ არჩევანი არ არსებობს, ე.ი ერთი გადაწყვეტილება აშკარად „ჯობნის“ სხვა შესაძლებელ ვარიანტებს, მაშინ ეს სიტუაცია უალტერნატივოა. ასეთ შემთხვევაში თათბირი უბრალოდ არ არის საჭირო, გადაწყვეტილება კი სავსებით შესაძლებელია ხელმძღვანელობამ მიიღოს დამოუკიდებლად.

გასაგებია, რომ ყველა მონაწილეს ექნება საკუთარი კრიტერიუმები „შესაფერის“ და „არაშესაფერის“ გადაწყვეტილებებზე, ამიტომ თათბირი წარიმართება დისკუსიით, კამათით. „უკეთესი“ გადაწყვეტილების ძიებისას დისკუსია რომ არ გადაიზარდოს კონფლიქტში, ასეთი თათბირის ჩატარების დროს მთავარია მკაცრი რეგლამენტი (საერთო დროის და ცალკეული პროცდურების დრისაც) და ფორმალიზებული პროცედურის განხილვა და გადაწყვეტილების მიღება (მაგალითად, ფარული კენჭისყრა).

მეორე ტიპის თათბირის მიზანია ცუდად სტრუქტურებული, ნაკლებ ნაცნობი პრობლემის გადაწყვეტა. ასეთი პრობლემის მაგალითად შეიძლება გამოდგეს ინოვაციური გადაწყვეტილება, რომელიც დაკავშირებულია „სამომავლო არჩევანის“ პროგნოზირებასთან. რამდენადაც „მართებული“ გადაწყვეტილება ამგვარ სიტუაციაში წინასწარ უცნობია (ის უნდა „გამოიგონო“), ამგვარი თათბირის ჩატარების მთავარი პირობა ხდება შემდეგი პირობები: გულმოდგინედ შერჩეული წევრები და შემოქმედებითი, არაფორმალური ატმოსფეროს შექმნა, რომელიც ხელს შეუწყობს „სუპერ იდეების“ ადვილად განხილვას. (აქ ჩვენ აქტიურად გამოგვადგება შემოქმედებითი ტექნოლოგიების, გონებრივი შტურმი და სხვ)..

მესამე ტიპის თათბირი დაკავშირებულია სხვადასხვა მმართველი და წარმოებითი ინფორმაციების გაცვლასთან. ეს შეიძლება იყოს ანგარიშები და მოხსენებები შესრულებულ სამუშაოზე, ცნობა რომელიმე პროექტის შედეგზე და ა.შ. ამგვარი თათბირის წარმატებას განსაზღვრავს პირველ რიგში მოხსენების წინასწარი მომზადების ხარისხი, მისი პრეზენტაცია და აგრეთვე თუ საჭიროა ანალიზი (განხილვა) და განვრცობა არსებული ინფომაციის (უშუალოდ თათბირზე).

944760_665459633480482_1809679974_n1უნდა აღინიშნოს, რომ ნებისმიერი თათბირის ჩატარება საპასუხისმგებლო ნაბიჯია. ყოველთვის არის რისკი მაშინაც კი, როცა ყველაფერი ზედმიწევნით კარგადაა მომზადებული, რომ რაღაც ისე „არ წავა“ როგორც საჭიროა და თათბირი გადაიქცევა „დროის ქურდად“. კითხვის გარკვევაში „საჭიროა კი საერთოდ თათბირი?“ დაგვეხმარება შემდეგი მოკარნახე: თუ თათბირის ჩატარების აუცილებლობის გადაწყვეტილება მაინც მიღებულია, მიზანი (ტიპი) თათბირის ჩამოყალიბებულია, მაშინ აუცილებელია განვსაზღვროთ თათბირის მონაწილეთა შემადგენლობა. მთავარი პრინციპი აქ არის შემდეგი: „რაც ნაკლები ხალხი მონაწილეობს – მით უკეთესია“, მაგრამ ვისაც უშუალოდ ეხება განსახილველი საკითხი საჭიროა ( შეუძლიათ) თათბირზე იყოს. საერთოდ თათბირი გახსნილი იქნება თუ დახურული (და რამდენი მონაწილე იქნება) ყოველთვის უნდა გადაწყვიტოს თათბირის ორგანიზატორებმა წინასწარ, მაგრამ დაამრგვალოს „უმცირესობის სასარგებლოდ“.

 

თათბირის მონაწილე შეიძლება იყოს:

* ორგანიზატორი და წამყვანი. აუცილებელია განასხვავო ისინი, ვისი ინიციატივითაც ტარდება თათბირი (ის შეიძლება იყოს გეგმისმიერი. ტარდება ხელმძღვანელის ინიციატივით ან დაინტერესებული მენეჯერების ჯგუფის მიერ) და ისინი, ვინც უშუალოდ აგებს პასუხს თათბირის ორგანიზებაზე და ჩატარებაზე. თათბირის ორგანიზება მდივნის ან ოფის-მენეჯერის ძალებში შედის (რა თქმა უნდა მჭიდრო კაშირით ხელმძღვანელობასთან). მაგრამ სასურველია წამყვანის როლში იყოს საკმაოდ მაღალი დონის მენეჯერი, რომელიც ფლობს მოდერაციის ტექნიკას. ორგანიზატორის და წამყვანის როლი არის უნივერსალური ნებისმიერი ტიპის თათბირისთვის, ამასთანავე თუ ორგანიზატორის როლი „თავისთავად იგულისხმება“, მაშინ წამყვანის როლს ხშირად ივიწყებენ (ან მის როლში გამოდის თვითონ ხელმძღვანელი, რაც ყოველთვის ეფექტური არ არის და ხელს არ უწყომს ხელმძღვანელის ძალების ეკონომიას).

* სუხისმგებელი პირები მმართველობის გადაწყვეტილების მიღებისას. თუ თათბირზე მიღებულია გამგეობის გადაწყვეტილების მიღება (პირველი ტიპის თათბირი), მაშინ მასში მონაწილეობა შესაბამისი თანამდებობით აღჭურვილმა თანამშრომლებმა უნდა მიიღონ.

* ექსპერტები (მათ შორის დამოუკიდებელი), სასარგებლო ინფორმაციის მატარებელნი. ექსპერტები (დამოუკიდებლად თავიანთი თანამდებობებისა) შეიძლება იყვნენ როგორც მუდმივი წევრები თათბირის, ისე მოწვეულები მოკლე მოხსენებისათვის. ექსპერტები მეორე ტიპის თათბირის აუცილებელი წევრები არიან.

* შესაძლოა პირები, რომელნიც უნდა გაეცნონ გადაწყვეტილებას და ინფორმაციას. ისინი შეიძლება იყვნენ მენეჯერები სხვადასხვა დონის თანამდებობიდან, რომელნიც მომავალშიც შეასრულებენ (გააკონტროლებენ შესრულებას), ანდა ვალდებულნი არიან გაეცნონ მნიშვნელოვან მმართველ ინფორმაციას (მესამე ტიპის თათბირი).

* შესაძლოა პრესის წარმომადგენლები და პიარ -მენეჯერები. ეს მონაწილეები შეიძლება დაესწრონ ნებისმიერი ტიპის თათბირს (ან რომელიმე მის ნაწილს), თუ ის მიძღვნილია რომელიმე მნიშვნელოვან „პროგრამულ“ საკითხს. მაგალითად, ორგანიზაციის სტრატეგიის შეცვლა, ხანგრძლივი პერიოდის საქმიანობის შედეგების შეჯამება და ა.შ.

 

თათბირის ჩატარების წესი

თუ თქვენი თანამდებობიდან გამომდინარე ან თქვენი ორგანიზაციის ტრადიციის მიხედვით, თქვენ ხშირად ხართ თათბირის წამყვანის როლში, მაშინ შესაძლოა თქვენ დაგჭირდეთ ეფექტური თათბირების ჩატარების წესი.

* არავითარი თათბირი მომზადების და დღის წესრიგის გარეშე!

შეძლებისდაგვარად კატეგორიული უარი თქვით მოუმზადებელი, „სპონტანური“ თათბირის ჩატარებისგან. მათი შედეგიანობა მეტი ალბათობით იქნება დაბალი დონის და „დამნაშავე“ აღმოჩნდება სწორედ წამყვანი.

* თათბირის დასაწყისში აუცილებლად გაუწიე ფორმირება (თუ მაინც ჩაგითრიეს „სპონტანურ“ თათბირში), ან გაიხსენე (თუ თათბირი წინასწარ დაგეგმილია ნდა კარგად ორგანიზებულია) საკვანძო მომენტები პროცედურას: დღის წესრიგი (თემა), თათბირის მიზანი, დროის ლიმიტი, გამომსვლელთა რიგი. როგორ იქნება გადაწყვეტილება მიღებული, როგორ გადაწყდება საკამათო საკითხები და სხვ.

* მთავარი ამოცანა და თათბირის წამყვანის მოვალეობა – თათბირის მსვლელობისას დადგენილი პროცედურა აკონტროლოს და დღის წესრიგი შეასრულოს, საკითხის გადახვევის დროს (აუცილებლობის შემთხვევაში) ოპერატიული გადაწყვეტილება მიიღოს. თათბირის დროს, წამყვანი უფლებამოსილია თათბირის ყველა წევრის საქციელი, მათი სტატუსის მიუხედავად მართოს. მაგალითად, წამყვანს აქვს სრული უფლება შეაჩეროს მომხსენებელი, რომელსაც დრო ამოეწურა.

* წამყვანი თვალ-ყურს ადევნებს რომ ბოლო ნაწილში „სხვადასხვა“ მხოლოდ მინი საკითხები განიხილონ. თუ წამყვანის მიაჩნია, რომ „სხვადასხვაში“ ზედმეტად მასშტაბურ საკითხებს სთავაზობენ, რომელთა განხილვა თათბირს ზედმეტად გაახანგრძლივებს, მას აქვს უფლება გადადოს ამ საკითხის განხილვა შემდეგი თათბირისთვის.

* ძირითადი მომხსენებლები აუცილებლად ემზადებიან თათბირისთვის წინასწარ. თათბირის სწორი ორგანიზაცია გულისხმობს, რომ მოხსენების თემები და შინაარსი (რაც მთავარია – მოცულობა) საჭიროა წინასწარ (რამდენიმე დღით, ან საათით ადრე მაინც) იცოდეს წამყვანმა. ეს წამყვანს მისცემს საშუალებას უფრო ზუსტად ააწყოს თათბირის პროცედურა, კორექტირება გაუკეთოს აუცილებლობის შემთხვევაში მოხსენებების წესრიგს, ყოველი მოხსენების დროს და ა.შ.

* მთელი თათბირის დრო და ცალკეული ნაწილების დროც (გამოსვლები, განხილვები, გადაწყვეტილებების მიღება და ა.შ.) აუცილებლად რეგლამენტირდება ანუ იზღუდება დროით. როგორც კი თათბირის დროს გაჩნდება თუნდაც ერთი არარეგლამენტირებული ნაწილი თუ პროცედურა, ამ „დროის ხვრელში“ აუცილებლად შეაღწევს „დროის ქურდი“, რაც თათბირს ზედმეტად გაწელავს.

თათბირის წამყვანის მთავარი ამოცანაა – თათბირის „კონსტრუქტიულ ტონს“ მიადევნოს თვალ-ყური. არაკორექტული თავდასხმების მცდელობა, ბრალდება, შურაცხყოფა და მისთ. მონაწილეებისგან მკაცრად უნდა აიკრძალოს. ახალი ინფორმაციის და იდეების გადმოცემა უნდა მოხდეს კრიტიკის გარეშე. რაციონალური უნდა იყოს დისკუსია და კამათი, არგუმენტირებული, მიმართული ოპტიმალური ძიებისაკენ.

* წამყვანმა უნდა მოითხოვოს განხილვისას მომხსენებლებისგან, გამოიყენონ ორგანიზაციაში არსებული ნებისმიერი მათთვის მოსახერხებელი თვალსაჩინოება (დაფა, კომპიუტერული პრეზენტაცია და სხვ.).

* ოქმის შედგენა. რა თქმა უნდა თვითონ თათბირის წამყვანი არ წერს ოქმს, მაგრამ მან თვალ-ყური უნდა ადევნოს მდივანს და თუ საჭიროა მიუთითოს თათბირის განსაკუთრებულად მნიშვნელოვანი მომენტები (ფაქტები, იდეები, აზრები და მისთ.).

* რა თქმა უნდა, რაც მოკლეა თათბირი, მით უკეთესია. მაგრამ თუ თათბირის ხანგრძლივობა აჭარბებს 90 წუთს, მაშინ აუცილებელია გაკეთდეს პატარა 5-15 წუთიანი შესვენებები ყოველ 40-45 წუთში. ეს შესვენებები წინასწარ უნდა დაიგეგმოს და წამყვანმა თვალ-ყური უნდა ადევნოს, რომ რეგლამენტირებული შესვენებების გარდა მონაწილეები სხვა საქმით არ დაკავდნენ.

 

 

არჩილ გამზარდია

სტატია მომზადებულია დარგობრივი სახელმძღვანელოების მიხედვით ქართული რეალობაში ადაპტირებით.

 

Use Facebook to Comment on this Post

თათბირების ჩატარების ხერხები და დროის მართვა საქმიან შეხვედრებში Reviewed by on . თანამედროვე ქართული ორგანიზაციების თანამშრომელთა უმრავლესობა დღემდე ჩივის იმაზე, რომ გაუთავებელი თათბირები ძირითად საქმეს აცდენთ, რაც შემდეგ სამუშაოსათვის დამატ თანამედროვე ქართული ორგანიზაციების თანამშრომელთა უმრავლესობა დღემდე ჩივის იმაზე, რომ გაუთავებელი თათბირები ძირითად საქმეს აცდენთ, რაც შემდეგ სამუშაოსათვის დამატ Rating: 0
scroll to top